Datenschutzinformation

DATENSCHUTZINFORMATION FÜR KUNDEN/ANDERE
VERTRAGSPARTNER UND INTERESSENTEN

Informationen zum Datenschutz über unsere Verarbeitung von Kunden- und Interessentendaten nach Artikel 13, 14 und 21 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

Adressdatenverwaltung  

2. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlich für die Datenerhebung ist
Heidolph Instruments GmbH & Co. KG
Ludwigsplatz 8
93309 Kelheim
Tel: +49 9441 68383-0
E-Mail: sales@heidolph.de  

3. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Unsere Datenschutzbeauftragte Frau Nadine Heyn erreichen Sie unter o.g. Adresse unter:
datenschutz@heidolph.de

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nach den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz BDSG und anderen relevanten Datenschutzvorschriften.

4.1. Zwecke der Verarbeitung

Die Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten dient dem Zwecke der Kunden- und Lieferantenbetreuung, der Kundenakquise, der Anfragenbearbeitung, der Kundenbefragung, der Informationsweitergabe in Form einer interessensbasierten Kommunikation per E-Mail, Telefon, Brief oder Fax, der Beschaffung von Material, von Dienstleistungen, von Betriebs- und Arbeitsmitteln sowie der Vertragserfüllung.

4.2. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist eine der folgenden:

• Einwilligung Ihrerseits (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO) – Sie können dieser Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft Widersprechen
• Erfüllung vertraglicher Pflichten bzw. Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO)
• Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (z.B. Handels-, Steuergesetze)
• Berechtigtes Interesse von uns oder Dritten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f) zu folgenden Zwecken:
  • für die interessensbasierte Kommunikation, falls Sie der Nutzung Ihrer Daten nicht widersprochen haben
  • für die Einholung von Auskünften und den Datenaustausch mit Auskunfteien, falls dies über unser wirtschaftliches Risiko hinausgeht
  • für die eingeschränkte Speicherung Ihrer Daten, falls eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist
  • für den Abgleich mit europäischen und internationalen Antiterrorlisten, falls dies über die gesetzlichen Verpflichtungen hinausgeht
  • für statistische Auswertungen oder für Marktanalysen
  • für das Benchmarking
  • für die Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, die nicht unmittelbar dem Vertragsverhältnis zuzuordnen sind
  • für das eventuelle Mithören von Telefongesprächen zur Qualitätskontrolle und zu Schulungszwecken

5. Kategorien von personenbezogenen Daten die von uns verarbeitet werden

Folgende Daten werden verarbeitet:

• Personendaten (Name, Beruf/Branche und vergleichbare Daten)
• Kontaktdaten (Adresse, Email-Adresse, Telefonnummer und vergleichbare Daten)
• Zahlungs-/Deckungsbestätigung bei Bank- und Kreditkarten
• Kundenhistorie
• Lieferantenhistorie

6. Quellen der Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der Kontaktaufnahme bzw. der Begründung eines Vertragsverhältnisses oder im Rahmen vorvertraglicher Maßnahmen von Ihnen erhalten bzw. die Sie über unsere Händler angeben.
Des Weiteren verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir von Dritten erhalten haben. Diese Daten verarbeiten wir nur, wenn eine Einwilligung für die Übermittlung an Dritte und Verarbeitung von Dritten durch die betroffenen Personen vorliegt.

7. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unseres Unternehmens an die Bereiche weiter, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zu der Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen.
Darüber hinaus können folgende Stellen Ihre Daten erhalten:

• mit uns verbundene Unternehmen, soweit dies im Rahmen der unter Ziffer 4 dieser Datenschutzinformation dargelegten Zwecke und Rechtsgrundlage zulässig ist
• von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) z.B. IT-Dienstleistungen, Druckdienstleistungen, Unterstützung/Wartung von EDV-/IT-Anwendungen, Archivierung, Belegbearbeitung, Datenscreening für Anti-Geldwäsche-Zwecke, Datenvalidierung bzw. -plausibilitätsprüfung, Datenvernichtung, Lettershops,
•  öffentliche Stellen und Institutionen bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung, nach denen wir zur Auskunft, Meldung oder Weitergabe von Daten verpflichtet sind oder die Datenweitergabe im öffentlichen Interesse liegt
• Stellen und Institutionen aufgrund unseres berechtigten Interesses oder des berechtigten Interesses des Dritten (z. B. an Behörden, Auskunfteien, Inkasso, Rechtsanwälte, Gerichte, Gutachter, konzernangehörige Unternehmen und Gremien und Kontrollinstanzen);
• sonstige Stellen, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben

8. Übermittlung Ihrer Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation

Ihre personenbezogenen Daten werden hauptsächlich innerhalb der EU bzw. des EWR verarbeitet. Nur im Ausnahmefall bei berechtigtem Interesse unserseits (z.B. Kostensenkung, Optimierung des Service etc.) und garantiertem angemessenen Datenschutzniveau des Empfängers werden Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation übermittelt.

9. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung, dies umfasst auch die Anbahnung und Abwicklung eines Vertrags.
Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich u. a. aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zehn Jahre über das Ende der Geschäftsbeziehung bzw. des vorvertraglichen Rechtsverhältnisses hinaus.
Letztendlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.

10. Betroffenenrechte

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).
Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
Sollten Sie von einem der oben genannten Rechte Gebrauch machen wollen, wenden Sie sich bitte an unsere Datenschutzbeauftragte (datenschutz@heidolph.de).
Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz.

11. Information über Ihr Widerspruchsrecht Art 21 DSGVO

Sie haben jederzeit das Recht, gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 a DSGVO (Einwilligung) oder Art. 6 Abs. 1 f DSGVO (Datenverarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Abs. 4 DSGVO.
Falls Sie Widerspruch einlegen, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ggf. auch, um Direktwerbung zu betreiben. Sofern Sie keine Werbung erhalten möchten, haben Sie jederzeit das Recht, Widerspruch dagegen einzulegen. Dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Diesen Widerspruch werden wir für die Zukunft beachten.
Ihre Daten werden wir nicht mehr für Zwecke der Direktwerbung verarbeiten, wenn Sie der Verarbeitung für diese Zwecke widersprechen.
Der Widerspruch kann formlos per E-Mail an datenschutz@heidolph.de oder an die unter Punkt 2 aufgeführte Adresse erfolgen.

12. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Sie brauchen nur diejenigen Daten bereitstellen, die für die Durchführung einer Geschäftsbeziehung oder für ein vorvertragliches Verhältnis mit uns erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Dies kann sich auch auf später im Rahmen der Geschäftsbeziehung erforderliche Daten beziehen. Sofern wir darüber hinaus Daten von Ihnen erbitten, werden Sie auf die Freiwilligkeit der Angaben gesondert hingewiesen.

13. Automatisierte Entscheidungsfindung

Zur Begründung, Erfüllung oder Durchführung der Geschäftsbeziehung sowie für vorvertragliche Maßnahmen nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren bzw. Ihre Einwilligung einholen, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.